Apa Virtual Event?
Ada banyak keuntungan bagi asosiasi atau pemberi kerja saat menyelenggarakan acara virtual:
- Menghemat waktu staf yang signifikan, karena kemudahan penggunaan platform dan lokasi virtual, acara virtual memerlukan waktu penyiapan yang minimal. Waktu perencanaan dibandingkan dengan acara tatap muka sangat berkurang.
- Karena tidak ada logistik yang terkait dengan tempat, perjalanan, hotel, dan makanan, platform virtual mengurangi biaya keseluruhan untuk mengadakan acara.
- Karena platform virtual dapat diakses dari mana saja peserta memiliki komputer atau perangkat seluler dan koneksi Internet, acara virtual juga mengurangi biaya dan stres perjalanan / keluar kantor peserta Anda. Lebih banyak anggota dapat memanfaatkan keuntungan anggota ini.
- Untuk bisnis, acara virtual memiliki kemampuan untuk menjangkau lebih banyak kandidat. Terkadang, kandidat tidak dapat menghadiri acara tatap muka Anda karena waktu, anggaran, atau lokasi. Bisnis memiliki kemampuan untuk menjangkau audiens yang tidak terbatas terlepas dari faktor-faktor ini. Pengguna dapat mengakses dari mana saja di dunia.
Apa yang harus dicari di platform acara virtual event
Saat mencari penyedia acara virtual event, Anda ingin memastikan bahwa kriteria berikut ini terpenuhi:
- Pengembangan situs acara yang disesuaikan versus templat: Sebagian besar penyedia acara virtual event menawarkan pustaka templat situs. Apakah ini berfungsi untuk organisasi Anda atau apakah Anda memerlukan tampilan dan nuansa khusus?
- Sistem dukungan: Jenis dukungan apa yang disediakan vendor? Apakah mereka telah mengembangkan praktik terbaik untuk tujuan Anda? Jenis dukungan apa yang mereka berikan sebelum, selama, dan setelah acara?
- Opsi komunikasi atau interaksi: Apakah ada beberapa cara bagi pengguna Anda untuk berinteraksi seperti fungsi obrolan atau konferensi video?
- Promosi acara virtual: Apakah mereka membantu kampanye pemasaran, periklanan, email, atau promosi situs web untuk acara tersebut?
- Platform layanan penuh atau layanan mandiri? Sebagian besar platform menawarkan metode layanan mandiri yang memungkinkan pelanggan membuat dan memproduksi acara secara mandiri. Banyak juga yang menawarkan berbagai layanan untuk membantu proses kreatif. Layanan penuh mungkin terbaik untuk organisasi yang mungkin menyelenggarakan satu acara dalam setahun, atau kekurangan sumber daya untuk didedikasikan untuk inisiatif.
- Keandalan platform Tentukan ukuran acara Anda: Apakah platform mampu menangani jumlah peserta yang Anda antisipasi?
- Analisis dan pelaporan: Apakah platform memberi Anda wawasan tentang semua aspek acara seperti jumlah pengguna, volume dan tingkat interaksi, atau popularitas dokumen yang tersedia untuk dilihat atau diunduh? Banyak vendor menyediakan beberapa jenis metrik interaksi. Pastikan Anda mendapatkan informasi yang penting bagi Anda dan organisasi Anda.
Langkah-langkah untuk memastikan acara virtual event berhasil
- Tentukan jenis acara: Apakah Anda ingin mengadakan pameran karier? Apakah acara virtual akan diadakan bersamaan dengan konferensi langsung, atau apakah Anda ingin menyatukan pengguna ke jaringan atau untuk pembinaan? Sangat penting untuk menciptakan pengalaman unik bagi pengguna Anda untuk memungkinkan mereka mendapatkan hasil maksimal dari interaksi mereka.
- Pahami audiens target Anda: Apakah Anda merasa anggota Anda akan tertarik untuk menghadiri acara virtual? Apakah mereka paham teknologi dan nyaman berinteraksi dengan cara ini? Anda dapat mengirimkan survei untuk mengumpulkan informasi dari audiens Anda selama tahap ide untuk melihat jenis minat yang Anda tarik dan apakah acara virtual akan sesuai.
- Pilih tanggal atau waktu: Hal terbaik tentang acara virtual event adalah di mana pun pengguna berada, mereka tetap dapat berinteraksi. Menentukan waktu dan durasi acara adalah salah satu detail terpenting. Pertimbangkan semua zona waktu tempat calon hadirin Anda tinggal, dan acara besar lainnya yang mungkin berlangsung di seluruh dunia yang akan memengaruhi keputusan mereka untuk hadir. Anda tidak ingin acara Anda dibayang-bayangi oleh acara lain yang mungkin melibatkan audiens utama Anda.
- Pilih platform acara virtual event Anda: Pastikan Anda mendapatkan demonstrasi platform dan melihat demo dari semua fitur yang Anda cari. Jangan takut untuk mengajukan pertanyaan dan pastikan Anda memahami tim vendor Anda akan bekerja sama dengan mereka.
- Pasarkan acara: Sama seperti acara fisik, Anda pasti ingin memastikan untuk memasarkan acara Anda sebanyak mungkin untuk mendapatkan kehadiran yang optimal dari anggota, vendor, pemberi kerja, atau pemangku kepentingan lain yang sesuai. Kirim email, surat atau posting media sosial. Anda juga dapat menggunakan buletin atau publikasi asosiasi Anda untuk menyebarkan berita.
- Tindak lanjuti dengan survei peserta: Setelah acara virtual, lakukan survei tindak lanjut dengan peserta Anda untuk mengetahui bagaimana mereka menyukai acara tersebut dan apakah mereka memiliki saran atau umpan balik untuk acara virtual di masa mendatang.
Acara virtual event menawarkan kenyamanan dan fleksibilitas bagi peserta dan pembicara, dan dapat menjadi tambahan praktis yang disambut baik untuk rencana acara asosiasi Anda. Penghematan biaya dapat diteruskan kepada anggota Anda, sehingga lebih mudah untuk terlibat dengan asosiasi Anda. Mereka mudah diatur dan mendorong partisipasi dari peserta yang mungkin tidak mampu untuk menghadiri acara secara langsung.
